In dit artikel leggen we uit hoe je de Urenstaten in Workodo kunt gebruiken om geregistreerde uren te beheren, in te zien en te exporteren.
De Urenstaten in Workodo zijn een essentieel hulpmiddel om inzicht te krijgen in de gewerkte en geplande uren van je team. Het systeem biedt een duidelijk overzicht van alle geregistreerde uren en stelt je in staat om deze gemakkelijk te beheren. Of je nu uren wilt bekijken, bewerken, goedkeuren, of exporteren, de Urenstaten geven je de nodige tools om dit efficiënt te doen.
Belangrijkste functies van de urenstaten
De belangrijkste functionaliteiten van urenstaten.
1. Geregistreerde uren inzien, goedkeuren en bewerken
Inzien: In de Urenstaten krijg je een volledig overzicht van alle geregistreerde uren per medewerker. Je kunt eenvoudig filteren op datum, project of medewerker om snel specifieke gegevens te vinden.
Goedkeuren: Het goedkeuringsproces stelt je in staat om te controleren of de geregistreerde uren kloppen. Dit is vooral handig als je wilt controleren of de gewerkte uren overeenkomen met de planning of de gemaakte afspraken. Door op de optie Acties > Goedkeuren te klikken, bevestig je dat de uren correct zijn en verder verwerkt kunnen worden.
Bewerken: Soms moeten geregistreerde uren worden aangepast, bijvoorbeeld wanneer een fout is gemaakt of er extra informatie beschikbaar is. Je kunt via de Urenstaten eenvoudig wijzigingen doorvoeren door op Acties > bewerken te klikken. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens up-to-date en nauwkeurig blijven.
2. Achteraf uren toevoegen
Het kan voorkomen dat je niet alle uren op tijd hebt geregistreerd of dat ingeplande uren nog niet als gewerkte uren zijn verwerkt. In Workodo is het gelukkig mogelijk om achteraf uren toe te voegen. Je kunt dit op verschillende manieren doen:
Omzetten van ingeplande naar gewerkte uren: Als je vooraf uren hebt ingepland, maar deze nog niet als gewerkte uren zijn geregistreerd, kun je dit eenvoudig omzetten. Ga naar de Urenstaten, selecteer de ingeplande uren en kies via Acties voor de optie Omzetten naar gewerkt.
Handmatig uren toevoegen: Naast het omzetten van ingeplande uren, kun je ook volledig nieuwe uren toevoegen. Dit is handig als er extra uren gewerkt zijn die niet in de planning stonden. Klik op Uren toevoegen, vul de benodigde gegevens in, zoals de medewerker, datum, en het aantal uren, en bevestig de invoer.
Lees hier meer over achteraf uren toevoegen.
3. Vergelijking: gewerkte uren vs geplande uren
In Workodo kun je niet alleen zien hoeveel uren er zijn gewerkt, maar ook hoeveel uren er oorspronkelijk waren ingepland. Dit biedt een handige vergelijking tussen de planning en de realiteit. Het verschil tussen deze twee kan belangrijke inzichten bieden, bijvoorbeeld bij projectbeheer of bij het opsporen van overuren of inefficiënties.
4. Urenstaten exporteren naar CSV, Excel of PDF
Voor veel bedrijven is het belangrijk om de geregistreerde uren te kunnen delen of verder te analyseren in andere systemen. Workodo maakt het mogelijk om alle uren gemakkelijk te exporteren:
• CSV-export: Ideaal voor wie de gegevens verder wil bewerken in een spreadsheet of wil importeren in andere systemen.
• Excel-export: Als je gedetailleerde rapportages wilt maken of de gegevens wilt analyseren met Excel, kun je de uren eenvoudig in dit formaat exporteren.
• PDF-export: Wil je een overzicht van de urenstaten als rapport versturen of bewaren? Dan kun je de gegevens ook exporteren naar een PDF-bestand, wat handig is voor archivering of het delen van onbewerkbare rapporten met derden.
Hoe gebruik je de Urenstaten optimaal?
Om het maximale uit de Urenstaten te halen, is het belangrijk om regelmatig gebruik te maken van de verschillende functies. Hier zijn enkele tips om je urenbeheer zo efficiënt mogelijk te maken:
Controleer regelmatig de urenstaten: Door dagelijks of wekelijks een blik te werpen op de geregistreerde uren, zorg je ervoor dat alles up-to-date is en voorkom je fouten.
Gebruik filters voor overzicht: Als je op zoek bent naar specifieke gegevens, bijvoorbeeld uren van een bepaalde medewerker of een specifieke locatie, gebruik dan de filters in de Urenstaten. Dit helpt je om snel de informatie te vinden die je nodig hebt.
Vergelijk geplande en gewerkte uren: Maak regelmatig een vergelijking tussen de geplande en gewerkte uren om te zien of je planning efficiënt is. Dit kan helpen bij het voorkomen van overuren en het verbeteren van de productiviteit.
Exporteren voor rapportages: Als je rapportages moet maken voor projectleiders, klanten of het management, vergeet dan niet de handige exportfuncties. Een PDF-rapport kan bijvoorbeeld een goede manier zijn om een overzicht van gewerkte uren te delen zonder dat deze nog aangepast kunnen worden.
De Urenstaten in Workodo bieden een compleet en flexibel overzicht van alle geregistreerde en geplande uren van je team. Met functies om uren te bekijken, goed te keuren, bewerken en exporteren naar diverse formaten, is het een krachtig hulpmiddel voor zowel projectbeheer als personeelsbeheer. Door optimaal gebruik te maken van de Urenstaten, kun je efficiënter werken, afwijkingen snel herkennen en rapportages eenvoudig samenstellen. Met Workodo houd je altijd de controle over de tijdregistratie van je medewerkers.