Alle collecties
Planning
Hoe maak ik een dienst aan?
Hoe maak ik een dienst aan?

Leer hoe je een dienst maakt in je personeelsplanning.

Meer dan een week geleden bijgewerkt

In dit artikel leggen wij uit hoe je een dienst aanmaakt en vervolgens publiceert.

Aanmaken van een dienst

Het aanmaken van een dienst bestaat uit verschillende stappen. Enerzijds het "maken" van de dienst, anderzijds het publiceren. Pas na het publiceren van de dienst is de dienst inzichtelijk voor de medewerker.

Te beginnen dus met het aanmaken. Hiervoor doorloop je de volgende stappen:

  1. Ga naar Planning.

  2. Klik op het vakje waar je een nieuwe dienst wilt maken. Dit kan een open dienst zijn of direct een dienst toegewezen aan een medewerker.

  3. Vul het dienst aanmaken venster in:

    1. Kies een medewerker. Is dit nog niet bekend? Dan laat je deze leeg. Het is altijd mogelijk om de medewerker achteraf toe te wijzen.

    2. Kies een positie. Lees hier meer over posities.

    3. Geef een start- en eindtijd van de dienst in.

    4. Voer eventueel een pauze op. Let op, dit is ook een uur notatie. Voor dertig minuten pauze voer je dus 00:30 in.

    5. Geef aan of dat een dienst is die wederkerend is. Is dit het geval? Dan kan je de periodiek van de herhaling aangeven, op welke dagen en tot wanneer de dienst herhaald dient de worden. Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken voor vaste diensten.

    6. Wil je deze dienst vaker gebruiken en niet alles opnieuw hoeven in te richten? Sla dan je dienst op als template.

    7. Wil je meer weten over de kosten van de dienst? Deze gegevens vind je aan de linkerkant. Je ziet daar:

      1. Het totaal aantal uur dat de medewerker is ingepland voor de week.

      2. De totale kosten van de medewerker. Zie je geen kosten? Voer dan een medewerker contract op. Lees hier meer.

      3. De totale uren van de dienst die je aanmaakt.

      4. De totale kosten van de dienst die je aanmaakt.

  4. Heb je alles goed ingevuld? Klik dan op toevoegen om de dienst aan te maken.

een screenshoft van het scherm waarin je een dienst aanmaakt. Je ziet de gegevens die je hiervoor kan invullen zoals medewerker, positie en personeelskosten.

Dienst aanmaken als template

Het is mogelijk een template aan te maken vanuit een dienst, maar het is ook mogelijk om losse templates aan te maken. Dit kan vanuit planning. Klik hiervoor dan op het plusje rechtsboven aan voor enkele snelkoppelingen. Of maak een template aan vanuit Instellingen > Dienst Templates. Dit is de plek waar je jouw templates beheert.

Onafhankelijk vanuit welke plek je begint, de vervolg stappen zijn overal hetzelfde:

  1. Geef je shift een naam

  2. Voer de start- en eindtijd van de shift in.

  3. Geef een eventuele pauze in.

  4. Wijs een positie toe.

  5. Voeg eventueel een label en omschrijving toe.

  6. Klik op toevoegen om het af te ronden.

Je hebt een shift template aangemaakt.

een screenshot van het scherm om een shift template aan te maken. Je ziet de velden die je kan invullen.

Het gebruiken van een shift template

Naast het aanmaken van een shift is het natuurlijk ook belangrijk te weten hoe je deze kan gebruiken. Om een template te gebruiken in je planning, doe je het volgende:

  1. Ga naar planning.

  2. Klik op templates.

  3. Kies de template die je wilt gebruiken.

  4. Sleep de template naar de plek waar je de dienst wilt invullen.

Je hebt een template gemaakt voor het aanmaken van een dienst.

Dienst publiceren

Nu je de diensten hebt aangemaakt, is het tijd om ze te finaliseren. Dat doe je door diensten te publiceren. Om een dienst te publiceren werk je vanuit de planning. Klik rechts bovenaan op publiceren. Je ziet wellicht een cijfer achter het woord publiceren, dat is het aantal ongepubliceerde diensten.

een groene knop om een personeelsplanning te publiceren

Ongepubliceerde diensten herken je in je planningsoverzicht aan de stippelrand om de dienst heen. Wanneer je een dienst publiceert, wordt de lijn solide.

Als je op publiceren klikt, opent zich een nieuw venster. Doorloop de volgende stappen om een dienst te publiceren:

  1. Geef aan welke diensten je wilt publiceren. Je hoeft niet alle diensten tegelijkertijd te publiceren.

    een screenshot van het eerste publiceren scherm.

  2. Ga naar volgende.

    een screenshot van de tweede stap in het publiceren van een personeelsrooster.

  3. Geef aan welke periode je wilt publiceren.

  4. Geef aan wat je wilt publiceren. Dit kunnen alleen wijzigingen zijn of wijzigingen en nieuwe diensten. Heb je zowel wijzigingen als diensten, maar wil je alleen over de diensten informeren? Publiceer dan eerst de wijziging zonder melding. Publiceer daarna de diensten.

  5. Geef aan hoe je medewerkers wilt informeren. Kies je voor informering per email incl. bevestiging dan dient een medewerker een dienst te accepteren.

  6. Geef eventueel een begeleidend schrijven in.

  7. Klik op publiceren.

Je hebt je diensten gepubliceerd. De medewerkers zien nu hun diensten terug in het rooster.

Was dit een antwoord op uw vraag?