Snel op weg als Admin

Leer hoe je snel van start kan met Workodo.

Meer dan een week geleden bijgewerkt

In dit artikel leggen we uit hoe je het beste van start kan gaan met Workodo.

Inloggen

Het begint allemaal met inloggen. Ga naar de startpagina om in te loggen.

Hier vind je vervolgens twee velden die moeten worden ingevuld:

  • het email-adres. Dit is het email-adres waarmee jij bent uitgenodigd voor Workodo. Heb je zelf het (proef)abonnement gestart? Dan is het het email-adres waar je het proefabonnement mee hebt aangemaakt.

  • een wachtwoord. Het wachtwoord is een door jou gekozen wachtwoord. Deze maak je aan met de eerste keer inloggen. Ben je je wachtwoord vergeten? Geen probleem. Kies dan wachtwoord vergeten en voer je email-adres in. Je ontvangt een uitnodiging om opnieuw een wachtwoord aan te maken.

Word je automatisch ingelogd? Dan zijn je gegevens opgeslagen in je browser en kom je direct in Workodo.

Bedrijfsstructuur inrichten

Tis is opgebouwd vanuit een structuur waar we werken met locaties en posities. Een locatie is bijvoorbeeld een vestiging, afdeling of bedrijf. Een positie is een team, rol of fysieke locatie binnen een locatie. Een locatie kan dus bestaan uit meerdere posities. Een medewerker kan je aan één hoofdlocatie en meerdere secundaire locaties koppelen.

Vind hier meer informatie over de structuur in Workodo.

Locaties

Voor het inrichten van locaties ga je naar het tabblad Locaties. Hier vind je een overzicht van alle reeds aangemaakte locaties. Voor het aanmaken van een nieuwe locatie doorloop je volgende stappen:

  • klik rechts bovenin op '+ nieuwe locatie'.

  • geef de algemene gegevens in (naam, locatiecode, adres en eventueel een omschrijving).

  • geef aan welke posities beschikbaar moeten zijn op deze locatie. Door posities aan of uit te zetten maak je het plannen overzichtelijker.

  • geef de voorwaarden van deze locatie in. Bijvoorbeeld of medewerkers hun diensten zelf mogen ruilen.

  • klik op opslaan.

Je hebt een nieuwe locatie aangemaakt.

Posities

Zoals gezegd is een positie dus een team, rol of bijvoorbeeld fysieke locatie die je koppelt aan een locatie. Je kan zoveel posities aanmaken als je zelf wilt, maar zorg ervoor dat je het voor jezelf overzichtelijk houdt. Delen twee locaties bijvoorbeeld de functie 'bar' dan hoef je deze positie maar 1x aan te maken. Voor het aanmaken van een nieuwe positie doorloop je de volgende stappen:

  • klik rechts bovenin op '+nieuwe positie'.

  • voer de naam in.

  • geef de positie een (unieke) kleur. De kleuren komen terug in het planningsoverzicht en maken de planning meer leesbaar.

  • geef een korte omschrijving in van de rol.

  • klik op opslaan.

Je hebt een nieuwe positie aangemaakt!

Medewerkers uitnodigen

Je weet wat ze zeggen, sharing is caring. 😉 En dat geldt ook voor Workodo. Nodig jouw collega's uit om ze vervolgens in te kunnen plannen op je personeelsrooster.

Hoe nodig je mensen uit?

  • Ga naar HRM en kies '+ Nieuwe medewerker'. Goed om te weten is dat je ze niet meteen een uitnodiging hoeft te versturen, dat kan ook later. Zo kan je eerst starten met inrichten.

  • Vul de naam, emailadres en mobiele nummer in.

  • Kies de rol van de medewerker. Elke rol hangt samen met een specifiek rechtenprofiel:

    • Medewerker: Kan diensten inzien, maar niet inplannen. Kan geen registraties zien van andere medewerkers.

    • Manager: Kan diensten inplannen van de locaties waar hij/zij manager is/

    • Admin: Doet het volledige beheer van de Workodo omgeving en heeft toegang tot alle functionaliteiten.

  • Stel een hoofdlocatie in en kies eventuele secundaire locatie(s).

  • Geef aan of de medewerker direct een uitnodiging mote ontvangen of niet.

  • Klik op toevoegen. De medewerker is aangemaakt!

Na het aanmaken van een medewerker raden wij je aan om de verdere medewerker gegevens in te vullen zoals andere HR-gegevens, werkuren en loonkosten. Dit helpt je bij het maken van een planning. Lees hier meer over het inrichten van het medewerkerprofiel.

Een personeelsplanning maken

Tijd voor de laatste stap in de onboarding: een personeelsrooster maken. Je hebt de locaties, posities en mensen aangemaakt, dit zorgt ervoor dat je nu goed van start kan.

Hoe rooster je een dienst in?

  • Klik in de regel 'open dienst' op een datumveld. Er opent zich een pop up venster.

  • Wijs de medewerker toe en de dienst. Weet je de medewerker nog niet? Dan kan je dit veld leeg laten.

  • Voer een start- en eindtijd in voor de dienst en een eventuele pauze.

  • Geef aan of het een wederkerende dienst is. Zo ja, selecteer op welke dagen het herhaald moet worden.

  • Is het een standaard dienst? Maak er dan een template van. Dan hoef je toekomstig alleen de template te selecteren.

  • Klik op opslaan.

  • Staat de dienst helemaal goed? Dan wordt het tijd om de dienst te publiceren.

  • Kies rechtsboven op publiceren dienst. Geef aan welke posities en diensten je wilt publiceren, of er een notificatie moet worden verzonden en of diensten geaccepteerd moeten worden.

  • Kies publiceren om het aanmaken af te ronden.

Je eerste personeelsplanning staat online!

Was dit een antwoord op uw vraag?