In dit artikel leggen wij uit wat een locatie is, hoe je die aanmaakt en vervolgens gebruikt in je planning.
Wat is een locatie?
Om te beginnen is het belangrijk dat duidelijk is wat een locatie is. De naam geeft het eigenlijk al aan: De locatie is waar de dienst plaats vindt.
Binnen Workodo werken we met de volgende hiërarchie:
Organisatie: Het account
Locatie: Dit kan een fysieke locatie zijn, event locatie of een afdeling.
Positie: Dit kan een functie zijn, team of afdeling.
Medewerker: De medewerker kan gekoppeld zijn aan meerdere posities afhankelijk van diens vaardigheden en/of diploma's.
Lees hier meer over de hiërarchie van organisatie, locatie en positie.
Hoe maak ik een locatie?
Het aanmaken van een locatie kan op twee plekken: vanuit de planning onder het +-teken en vanuit Locaties Onafhankelijk van waar je start, de stappen die je moet doorlopen zijn hetzelfde. Als je kiest voor het aanmaken van een nieuwe locatie, opent zich een nieuw venster. Het venster bestaat uit drie onderdelen. We beschrijven het per onderdeel.
Algemeen
Geef de locatie een naam.
Geef een code mee. Dit is optioneel, maar helpt met het herkennen van posities aan locaties.
Geef eventueel een adres in. Dit zorgt ervoor dat de medewerker weet waar de locatie te vinden is.
Wijs een locatiemanager toe.
Geef eventueel een omschrijving in.
Posities
Geef aan of een positie gekoppeld is aan een locatie of niet. Schuif hiervoor het bolletje naar links of naar rechts.
Maak eventueel een nieuwe positie aan.
Planning
Wil je niet dat de medewerkers de planning van collega's kunnen zien? Dit bepaal je eenvoudig per locatie. Zet het schuifje op aan als collega's de volledige planning mogen zien. Op bovenstaand voorbeeld staat het zien van de volledige planning uit.
Urenregistratie
Geef aan op welke manier medewerkers hun tijd mogen registreren. Bepaal of dit via website, mobiel en/of prikklok kan.
Werk je met de prikklok? Dan kan je fotoverificatie verplichten bij in- en uitklokken om prikklokfraude te voorkomen.
Geef aan of een urenregistratie moet worden afgerond, naar bijvoorbeeld vijf hele minuten.
Alle stappen doorlopen? Dan is het tijd om op toevoegen te klikken. De nieuwe locatie is aangemaakt.
Notities
Voeg notities toe aan een locatie. Deze gegevens zijn inzichtelijk voor de medewerker en te downloaden vanuit zijn of haar planning. Op deze manier voeg je eenvoudig documenten toe die belangrijk kunnen zijn om het werk uit te voeren zoals extra instructies of een parkeerkaart.
Hoe wijs ik een locatie toe aan een medewerker?
Een medewerker koppel je aan een locatie om je planning makkelijker te maken. Zo kan je een primaire en secundaire locatie aangeven. Stel je hebt een nieuwe locatie gemaakt en je wilt je medewerker hieraan koppelen. Daarvoor doorloop je de volgende stappen:
Ga naar HRM.
Klik op de drie puntjes aan het eind van de medewerker regel.
Kies openen.
Ga naar gegevens > basis.
Kies of je de locatie wilt toewijzen als hoofdlocatie of secundaire locatie.
Kies opslaan.
Je hebt de locatie aan de medewerker gekoppeld. Lees hier meer over het medewerkersprofiel.
Hoe zie ik mijn locatie terug op mijn planning?
Locaties kan je op twee verschillende manieren terug laten komen in jouw planning. Ten eerste heb je de filter optie: Locatie. Bij de medewerker weergave staan standaard alle locaties aangevinkt. Door een keuze te maken kan je een of meerdere locaties kiezen die je wilt weergeven in de medewerker weergave. Je ziet dan alleen de medewerkers die gekoppeld zijn aan de gekozen locatie.
Ten tweede zie je locaties terug als je kiest voor de positie weergave. Je ziet dan onder elke locatie de verschillende posities staan.
Lees hier meer over de verschillende weergave mogelijkheden in de personeelsplanning.